En endringsbestilling bør kunne leses sammen med det opprinnelige tilbudet. Skriv hvilken leveranse som endres, prisvirkningen og om fristen flyttes. Få bekreftelse fra den som kan bestille hos kunden.
Eksempel på en kort bekreftelse
Prosjekt: Salgsanalyse. Endring: Analyse av én ekstra produktgruppe og én ekstra presentasjon. Tillegg: 12 000 kroner eks. MVA. Ny leveringsdato: 20. november. Øvrig avtalt innhold er uendret. Bekreft bestillingen før tilleggsarbeidet starter.
Tilpass teksten til avtalen og faktiske datoer. Den er et eksempel på bestillingsinnhold, ikke en erstatning for kontraktsvilkårene.
Skriv også når prisen ikke er kjent
En undersøkelse kan være nødvendig før tillegget kan fastprises. Beskriv da undersøkelsens omfang, pris eller kostnadsramme og hvilket beslutningsgrunnlag kunden får. Ikke start et ubegrenset tillegg under overskriften «vi ser på det».
Hold korreksjon av egen feil adskilt fra nytt omfang. At kunden kommenterer en leveranse, betyr ikke at alt er ekstraarbeid.
Når tillegget er bestilt, oppdater prosjektplan, timekoder og fakturagrunnlag. Hvis endringen krever underleverandør, kontroller også underleverandøravtalen.