Del ufakturert arbeid i tre køer: klart til fakturering, venter etter avtalen og uavklart. En sum av alle registrerte timer sier ikke hvor mye du kan fakturere nå.
Bruk en liste som viser neste handling
| Prosjekt | Registrert arbeid | Status | Neste handling |
|---|---|---|---|
| A, timeavtale | 20 timer à 1 200 kr | Klart etter avtalt kontroll | Fakturer 24 000 kr eks. MVA |
| B, fastpris | 35 timer | Venter på avtalt milepæl | Kontroller leveranse og milepældato |
| C, ekstraarbeid | 8 timer | Kunden har ikke godkjent tillegget | Kundeansvarlig følger endringsbestillingen |
Eksemplet viser hvorfor 63 timer ikke kan presenteres som én fakturaklar beholdning. For fastpris er faktureringen knyttet til avtalen, ikke automatisk til timeantallet.
Finn hvorfor det blir liggende
- Manglende rutine: Timene er klare, men faktureringen skjer for sjelden.
- Mangler i dokumentasjonen: Beskrivelse, aktivitet eller prosjektkode må rettes.
- Kundens godkjenning: Følg fristen og prosessen dere faktisk avtalte.
- Uavtalt omfang: Arbeidet må behandles kommersielt, ikke bare flyttes til neste fakturakjøring.
- Feil i timer: En intern registrering må korrigeres før den går videre.
Lag en aldersoversikt, for eksempel arbeid yngre enn 30 dager, 30–60 dager og eldre enn 60 dager. Datoene er en intern oppfølgingsinndeling, ikke faktureringsfrister. Gamle poster bør ha en forklaring og en konkret beslutning.
Fakturering og inntektsføring er forskjellige vurderinger
Arbeid som ikke er fakturert, kan fortsatt ha regnskapsmessig betydning i perioden. Tilsvarende beviser en sendt faktura ikke alene at hele oppdraget er levert. Regnskapsføreren trenger avtale, fremdrift og kostnadsgrunnlag for riktig behandling. Ikke bruk statusen i timelisten som automatisk regnskapskonklusjon.
Se timeføring og godkjenning, endringsbestilling og delfakturering.
ReAI har veiledning om prosjektregnskap. Velg et oppsett der prosjektansvarlig kan forklare hver gammel post før måneden avsluttes.