Begynn med leverandørfakturaen og avtalen. Et kjøp i eget navn blir ikke automatisk et utlegg på kundens vegne fordi kunden skal dekke beløpet. Skillet har betydning for dokumentasjon og avgiftsbehandling.
To situasjoner som må holdes fra hverandre
| Situasjon | Hva du undersøker |
|---|---|
| Leverandørfaktura utstedt til kunden, du betaler på kundens vegne | Fullmakt, betalingsspor og vilkårene for utleggsbehandling |
| Leverandørfaktura utstedt til ditt selskap | Din kostnad og hvordan den eventuelt skal viderefaktureres |
Eksempel: Konsulentselskapet bestiller reise i eget navn og avtaler at kunden dekker den. Ikke sett en tilfeldig avgiftskode på «utlegg» ut fra kvitteringens totalsum. Den konkrete behandlingen må kontrolleres for kjøpet og leveransen videre.
Avtal refusjonen før reisen
Skriv hvilke kostnader kunden dekker, eventuelle beløpsgrenser, krav til forhåndsgodkjenning og om påslag inngår. Behold kvittering, prosjekt og bestilling samlet. Personlige utlegg fra medarbeidere trenger også virksomhetens ordinære utleggsrutine.
Skill refusjon fra prisen for selve konsulentarbeidet i oversikten, så etterkalkylen ikke teller en kostnadsdekning som ekstra timeinntekt uten kostnaden.
Ved gjentatte reiser bør kundeavtalen ha en fast rutine. Be regnskapsføreren kontrollere oppsettet før samme behandling kopieres til alle kunder.